La gestión de reuniones suele incluir un conjunto de habilidades para jefes de proyecto, directivos o gerentes que a menudo se ignora. Una errónea planificación en las reuniones provoca grandes costos en la organización.
Existen siete problemas fundamentales que se comenten repetitivamente en todas las reuniones (Eric Matson, "The Seven Sins of Deadly Meetings"):
- Problema 1: La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunión no prestan atención.
- Problema 2. Son demasiado largas.
- Problema 3. Se divaga más de lo que se discute.
- Problema 4. No ocurre nada después de la finalización de la reunión. Las decisiones no se traducen en acciones concretas.
- Problema 5. La gente no dice la verdad (se oculta información que suponen vital para cada uno de los departamentos).
- Problema 6. Siempre hace falta información lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas.
- Problema 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores una y otra vez.
Tacnetting te permite gestionar, en todo momento, todas las reuniones que se realizan en la organización, delimitarlas por los proyectos concretos y permitir centralizar la documentación inicial, final y acciones a tomar como resultado de dicha reunión. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Preparación de la reunión.
- Selección de los participantes.
- Invitación de los participantes y gestión de confirmaciones de los participantes (flujo de convocatoria de la reunión).
- Inicio de la Reunión, establecimiento de reglas básicas, gestión del tiempo y confección del acta.
- Envío del acta de la reunión.
- Generación de las tareas concretas para cada uno de los participantes de la reunión.
- Seguimiento de la evolución de las tareas fruto de los acuerdos tomados.
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